Chữ ký Email là gì? Cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp

Khi gửi email đi cho người khác, việc cung cấp các thông tin cá nhân hoặc tổ chức và doanh nghiệp cho người khác là điều cần thiết và bắt buộc. Mỗi email gửi đi đều cần có phần này để người nhận nắm bắt được thông tin đối tác của mình. Đó được coi là phần chữ ký. Vậy cách dùng chữ ký như thế nào? Bài viết này, cùng phần mềm MKT tìm hiểu cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp khi gửi email cho khách hàng nhé!

I. Chữ ký email là gì?

Chữ ký email được hiểu như một tấm danh thiếp của người gửi email đính kèm ở phần cuối cùng của mỗi email. Chữ ký cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản của doanh nghiệp và cá nhân gửi. Chữ ký email được trình bày đa dạng tùy theo nhu cầu của người sử dụng. Chúng có thể được thể hiện dưới dạng văn bản hay hình ảnh.

Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Các nội dung cần có trong một chữ ký email chuyên nghiệp:

– Họ tên đầy đủ, chức vụ của người gửi.

– Tên công ty đang làm việc.

– Thông tin liên hệ như số điện thoại, số fax, email, website,…

– Link mạng xã hội: Có thể có hoặc không, phụ thuộc vào nhu cầu của người gửi. Một số người dùng thường thêm link tài khoản mạng xã hội như Facebook, Skype, Zalo… để người nhận email thuận tiện liên lạc khi có nhu cầu. 

– Hình ảnh: Có thể có hoặc không. Nếu thêm hình ảnh thì đây cũng là một cách tạo ấn tượng với đối tác kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc vì đôi khi hình ảnh của bạn bị phát tán với mục đích không trung thực. 

– Câu slogan: Không bắt buộc.

II. Vai trò của chữ ký email

Đối với nhiều người, chữ ký email chỉ là phần “cho có”, nhưng trái lại, nó là một công cụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Nếu biết tận dụng đúng cách sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc. Chẳng hạn, chữ ký có vai trò không thể thiếu trong chiến lược marketing, giúp người nhận email nhận biết thương hiệu và dễ dàng liên hệ khi cần.

Các ứng dụng của chữ ký email:

– Chữ ký email giống như một danh thiếp, giúp người gửi quảng bá cá nhân hoặc thương hiệu công ty.

– Tạo ấn tượng cho người nhận giữa số lượng lớn email họ nhận hàng ngày.

– Cung cấp thông tin liên hệ của người gửi cho người nhận khi họ quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ.

– Chữ ký email còn có thể chứa lời mời đặt hàng hoặc truy cập website, trở thành một công cụ quảng cáo hiệu quả.

– Sử dụng chung một mẫu chữ ký giúp nâng cao giá trị nhận diện thương hiệu cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

III. Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Để tạo chữ ký Email chuyên nghiệp, cách đơn giản nhất là hãy sử dụng chính công cụ tạo email sẵn có để dễ dàng thao tác và thực hiện. Dưới đây là cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp trong tài khoản Google của bạn.

Bước 1: Truy cập vào Gmail của bạn. Tại phần cài đặt, chọn Xem tất cả chế độ cài đặt

Bước 2: Trong phần Cài đặt chung, kéo xuống có mục Chữ ký và bắt đầu tạo chữ ký cho Email. Ấn Tạo mới và đặt tên cho chữ ký.

Bước 3: Cung cấp nội dung cơ bản cho một chữ ký Email bạn muốn hiển thị. Tại đây, bạn có thể thêm ảnh hoặc các đường liên kết khác liên quan đến doanh nghiệp.

Ở phần Chữ ký mặc định, hãy chọn chữ ký của bạn cho các mục Email gửi đi và Email chuyển tiếp.

Bước 4: Lướt xuống cuối và ấn Lưu thay đổi

Vậy là bạn đã tạo được chữ ký email cho riêng mình rồi.

Bài viết này, hy vọng bạn đã biết cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Nếu có câu hỏi gì cần chúng tôi giải đáp hãy để lại ở phần bình luận bài viết. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp thắc mắc của bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.

Chúng tôi luôn sẵn sàng chia sẻ mọi thông tin hữu ích về Phần mềm MKT. Các bạn kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ MIỄN PHÍ nhanh nhất:

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Hỗ trợ trực tuyến

TRUNG TÂM CSKH

PHẦN MỀM HAY

Những khách hàng khó tính nhất chính là nguồn học vĩ đại nhất của bạn

Bill Gates
0968.68.9373